Comment attribuer les places de parking dans une entreprise en travail hybride

Pourquoi les places fixes ne fonctionnent plus avec le travail hybride

Une place fixe a du sens quand son titulaire vient au bureau tous les jours. S’il vient trois jours par semaine, la place reste vide 40 % du temps de travail, et cela sans compter les congés, les déplacements et les arrêts maladie. Pendant ce temps, d’autres collègues tournent dans le parking à la recherche d’une place ou se garent à l’extérieur.

Le problème a deux facettes :

• Des places vides que personne ne peut utiliser, parce qu’elles « appartiennent » à quelqu’un qui télétravaille aujourd’hui.
• Des pics de demande qui saturent bel et bien le parking, parce qu’avec le travail hybride, les gens tendent à venir les mêmes jours (par exemple, le mardi et le mercredi).

Le graphique le résume : avec 20 personnes qui viennent au bureau trois jours par semaine, le jour le plus chargé nécessite 16 places, pas 20, et le vendredi seulement 4. Ce qui détermine le nombre de places dont vous avez besoin, c’est le jour de pointe, pas la moyenne ni le nombre de collaborateurs.

Les données dont vous avez besoin avant d’attribuer

Cinq chiffres permettent de dimensionner le parking et de décider sur des faits, sans débats d’opinion :

1. Combien de places vous avez au total et de quel type (standard, électrique, accessible, extérieure).
2. Combien de personnes ont le droit de les utiliser.
3. Combien de jours par semaine chaque personne vient au bureau.
4. Quel jour de la semaine est le plus chargé (le pic).
5. Quel pourcentage vient en voiture. Les autres utilisent les transports en commun, le vélo ou la marche.

Un exemple avec des chiffres que vous pouvez remplacer par les vôtres : une entreprise de 200 personnes avec un modèle de trois jours au bureau compte environ 120 personnes présentes un jour moyen, mais le mardi et le mercredi, on peut monter à 160. Si 60 % viennent en voiture, le jour de pointe nécessite 160 × 0,6 = 96 places. Avec une marge de 10 % pour les imprévus, cela fait environ 105.

Si, à l’inverse, vous donnez une place fixe à chaque personne qui vient en voiture (200 × 0,6), il vous faut 120 places. Le partage permet d’économiser environ 15 places, soit 12 % de moins. Ces chiffres sont indicatifs : l’économie réelle dépend de la part de chevauchement entre les présences et de la proportion de places fixes.

Cinq modèles pour attribuer les places

Le modèle mixte est celui qui équilibre le mieux équité et utilisation de l’espace. À titre indicatif, de nombreuses entreprises commencent par conserver 10 à 20 % des places en places fixes et partagent le reste. Ajustez ce chiffre avec les données de votre propre parking.

Critères pour les places fixes : comment décider sans rancœur

La partie difficile du modèle mixte est de décider qui obtient une place fixe. Ce qui évite les conflits, ce n’est pas le critère lui-même, mais le fait qu’il soit public, écrit et révisable. Voici quelques critères courants :

• Mobilité réduite ou besoins médicaux. C’est le critère le plus clair et le moins contesté.
• Véhicules de service ou de flotte qui ont besoin d’un emplacement précis.
• Visiteurs et clients. Quelques places réservées aux invités évitent que les collaborateurs les prennent.
• Absence d’alternative de transport, ou horaires qui commencent ou finissent quand il n’y a pas de service public.
• Fonctions spécifiques, comme la direction, si l’entreprise décide de le maintenir. Si c’est le cas, rendez-le explicite.

Révisez la liste tous les six mois : les situations changent, et une place fixe qui n’est plus justifiée doit retourner dans le pool partagé.

Des règles pour que la réservation à la journée fonctionne

1. Fenêtre de réservation. Combien de jours à l’avance on peut réserver (par exemple, 3 à 7). Une fenêtre courte évite que quelqu’un bloque toute la semaine.
2. Annuler à temps. Demandez d’annuler une réservation dès qu’on sait qu’on ne l’utilisera pas. Une place libérée, c’est une place pour quelqu’un d’autre.
3. Une limite de jours par personne quand les places sont rares, pour partager équitablement les jours de pointe.
4. Des priorités motivées et documentées, par exemple pour les personnes à mobilité réduite.
5. Un canal pour signaler les problèmes : une barrière bloquée, une voiture sur la place d’un autre ou une place endommagée. Définissez qui répond.
6. Des règles visibles par tous. Publiez-les là où les gens les verront, pas seulement dans un e-mail qui se perd.

Une règle qu’on ne peut pas vérifier ne sera pas respectée. Un calendrier où chacun voit quelles places sont libres et lesquelles sont réservées fait bien plus qu’un e-mail de rappel.

Comment faire avec LoomiSpot

LoomiSpot est un logiciel de gestion de parking de bureau. Voici ce qu’il couvre du modèle mixte :

• L’attribution à une personne certains jours précis pour les places fixes, et le premier arrivé, premier servi pour les autres.
• Vous décidez de la fenêtre de réservation : combien de jours à l’avance on peut réserver une place.
• Une carte de chaleur dans un calendrier mensuel qui montre combien de places sont réservées et combien sont libres chaque jour, ce qui vous donne le chiffre du jour de pointe.
• Plusieurs bureaux, chacun avec ses places et son planning hebdomadaire (les jours d’ouverture, week-ends compris).
• Un éditeur de plan visuel : vous dessinez chaque étage, placez chaque place et marquez celles qui sont électriques, accessibles ou extérieures.
• Le signalement des problèmes depuis l’application : la personne qui repère un problème le signale, suit son statut et échange avec les admins.
• Web, iOS et Android, avec la même interface pour les admins et les collaborateurs.

Le plan gratuit permet jusqu’à 10 places et 15 utilisateurs, ce qui vous permet de tester le modèle dans un petit parking avant de le déployer.