Zakaj stalna mesta pri hibridnem delu nehajo delovati
Stalno mesto je smiselno, kadar njegov lastnik v pisarno prihaja vsak dan. Če pride tri dni na teden, je mesto prazno 40 % delovnega časa, in to še brez dopustov, potovanj in bolniških odsotnosti. Medtem drugi sodelavci krožijo po parkirišču in iščejo mesto ali parkirajo zunaj.
Težava ima dve plati:
- Prazna mesta, ki jih nihče ne more uporabiti, ker »pripadajo« nekomu, ki danes dela od doma.
- Konice povpraševanja, ki parkirišče res napolnijo, ker pri hibridnem delu ljudje običajno prihajajo v istih dneh (na primer v torek in sredo).
Grafikon povzame bistvo: z 20 ljudmi, ki v pisarno prihajajo tri dni na teden, najbolj obremenjen dan zahteva 16 mest, ne 20, petek pa samo 4. Koliko mest potrebujete, določa konični dan, ne povprečje ali število zaposlenih.
Podatki, ki jih potrebujete pred dodeljevanjem
Pet številk vam omogoča, da dimenzionirate parkirišče in se odločite na podlagi dejstev, brez razprav, ki temeljijo na mnenjih:
- Koliko mest imate skupaj in katere vrste (standardna, električna, dostopna, zunanja).
- Koliko ljudi je upravičenih do njihove uporabe.
- Koliko dni na teden posamezna oseba pride v pisarno.
- Kateri dan v tednu je najbolj obremenjen (konica).
- Kolikšen odstotek jih pride z avtomobilom. Ostali uporabljajo javni prevoz, kolo ali hodijo peš.
Primer s številkami, ki jih lahko zamenjate s svojimi: podjetje z 200 ljudmi z modelom treh dni v pisarni ima v povprečnem dnevu v pisarni okoli 120 ljudi, v torek in sredo pa jih je lahko tudi 160. Če jih 60 % pride z avtomobilom, konični dan zahteva 160 × 0,6 = 96 mest. Z 10 % rezerve za nepredvidene primere je to okoli 105.
Če pa vsakemu, ki pride z avtomobilom, date stalno mesto (200 × 0,6), potrebujete 120 mest. Z deljenjem prihranite približno 15 mest, kar je 12 % manj. To so okvirne številke: dejanski prihranek je odvisen od tega, koliko se dnevi v pisarni prekrivajo in kolikšen je delež stalnih mest.
Pet modelov dodeljevanja mest
| Model | Kako deluje | Kdaj ustreza | Tveganje |
|---|---|---|---|
| Stalno mesto na osebo | Vsaka oseba ima svoje mesto vsak dan. | Zaposleni, ki delajo v pisarni, ali parkirišče z obilo prostora. | Prazna mesta, kadar lastnika ni. |
| Mesto, dodeljeno po dnevih | Isto mesto en dan dobi ena oseba, drugi dan druga. | Ekipe s stalnim urnikom prihodov v pisarno (ekipa A v ponedeljek in torek, ekipa B v četrtek in petek). | Razpade, če se spremenijo dnevi v pisarni. |
| Kdor prej pride | Brez rezervacije: kdor prej prispe, parkira. | Parkirišča z veliko več mesti, kot je povpraševanja. | Jutranje vrste, naglica in zgodnji prihodi, da si človek zagotovi mesto. |
| Dnevna rezervacija | Določeno mesto se rezervira nekaj dni vnaprej. | Veliko povpraševanje in hibridno delo. | Potrebuje orodje, neuporabljene rezervacije pa je treba preklicati. |
| Mešani model | Nekaj stalnih mest po jasnih merilih, ostala z dnevno rezervacijo. | Večina srednje velikih podjetij s hibridnim delom. | Določiti in zagovarjati morate merila za stalna mesta. |
Mešani model najbolje uravnoteži pravičnost in izkoriščenost prostora. Kot vodilo: mnoga podjetja začnejo tako, da 10 do 20 % mest obdržijo kot stalna, ostala pa delijo. Število prilagodite podatkom svojega parkirišča.
Merila za stalna mesta: kako odločiti brez zamer
Najtežji del mešanega modela je odločiti, kdo dobi stalno mesto. Spora ne prepreči posamezno merilo, temveč to, da je javno, zapisano in ga je mogoče pregledati. Nekaj pogostih meril:
- Gibalna oviranost ali zdravstvene potrebe. To je najjasnejše merilo in se ga najmanj izpodbija.
- Službena vozila ali vozila voznega parka, ki potrebujejo določeno mesto.
- Obiskovalci in stranke. Nekaj mest, rezerviranih za goste, prepreči, da bi jih zasedli zaposleni.
- Ni prevozne alternative ali izmene, ki se začnejo ali končajo, ko javnega prevoza ni.
- Določene vloge, na primer vodstvo, če se podjetje odloči to obdržati. Če to storite, to jasno povejte.
Seznam pregledujte vsakih šest mesecev: okoliščine se spreminjajo, stalno mesto, ki ni več upravičeno, pa se lahko vrne v skupni sklad.
Pravila, s katerimi dnevna rezervacija deluje
- Rok za rezervacijo. Koliko dni vnaprej lahko ljudje rezervirajo (na primer od 3 do 7). Kratek rok prepreči, da bi kdo zasedel cel teden.
- Pravočasen preklic. Ljudi prosite, naj rezervacijo prekličejo, takoj ko vedo, da je ne bodo izkoristili. Sproščeno mesto je mesto za koga drugega.
- Omejitev števila dni na osebo, kadar je mest malo, da se v konicah deli pravično.
- Utemeljene, dokumentirane prednosti, na primer za gibalno ovirane osebe.
- Kanal za prijavo težav: zataknjena zapornica, avto na tujem mestu ali poškodovano mesto. Določite, kdo se odzove.
- Pravila, vidna vsem. Objavite jih tam, kjer jih bodo ljudje videli, ne le v e-pošti, ki se izgubi.
Pravila, ki ga ni mogoče preveriti, ne bo nihče upošteval. Koledar, v katerem vsakdo vidi, katera mesta so prosta in katera rezervirana, naredi veliko več kot kakršna koli e-pošta z opomnikom.
Kako to storiti z LoomiSpotom
LoomiSpot je programska oprema za upravljanje pisarniških parkirišč. Od mešanega modela pokriva naslednje:
- Dodelitev osebi za določene dneve pri stalnih mestih, za ostala pa kdor prej pride.
- Vi določite rok za rezervacijo: koliko dni vnaprej je mogoče rezervirati mesto.
- Mesečni barvni koledar, ki prikazuje, koliko mest je vsak dan rezerviranih in koliko prostih, s čimer dobite podatek o koničnem dnevu.
- Več pisarn, vsaka z lastnimi mesti in tedenskim urnikom (v katerih dneh je odprta, vključno z vikendi).
- Vizualni urejevalnik zemljevidov: narišete vsako nadstropje, postavite vsako mesto in označite električna, dostopna ali zunanja mesta.
- Prijava težav iz aplikacije: kdor opazi težavo, jo prijavi, spremlja njeno stanje in se pogovarja s skrbniki.
- Splet, iOS in Android z enakim vmesnikom za skrbnike in zaposlene.
Brezplačni paket dovoljuje do 10 mest in 15 uporabnikov, zato lahko model preizkusite na majhnem parkirišču, preden ga uvedete v celoti.
Pogosta vprašanja
Koliko parkirnih mest potrebuje podjetje s hibridnim delom?
Toliko, kot jih potrebujete v najbolj obremenjenem dnevu, ne toliko, kolikor imate zaposlenih. Izračun: število ljudi v pisarni v koničnem dnevu × delež tistih, ki pridejo z avtomobilom × 1,1 rezerve. Na primer, 160 ljudi × 0,6 × 1,1 je okoli 105 mest, v primerjavi s 120, če bi vsaka oseba z avtomobilom imela stalno mesto.
Je bolje imeti stalna ali skupna mesta?
Pri hibridnem delu skupna, saj stalno mesto stoji prazno v dneh, ko njegov lastnik dela od doma. Najpogostejši in najbolj uravnotežen pristop je mešani model: nekaj stalnih mest po jasnih merilih, ostala z dnevno rezervacijo.
Kako pravično razdeliti parkirna mesta med zaposlene?
Z javnimi, zapisanimi merili za stalna mesta (gibalna oviranost, službena vozila, obiskovalci) ter z dnevno rezervacijo in rokom za rezervacijo za ostala. Merila pregledujte vsakih šest mesecev in poskrbite, da je vidno, kdo je kaj rezerviral.
Kaj storiti z rezerviranimi mesti, ki na koncu ostanejo neuporabljena?
Uvedite pravilo, da se rezervacije prekličejo, takoj ko ljudje vedo, da jih ne bodo izkoristili, in ga jasno sporočite. Pravočasno preklicano mesto je na voljo komu drugemu. Mesečni pregled dejanske zasedenosti pokaže, ali je težava občasna ali strukturna.
Kako upravljati mesta za obiskovalce?
Rezervirajte nekaj določenih mest za goste in stranke, njihovo uporabo pa urejajte po enakih pravilih kot ostala. Tako jih zaposleni ne bodo zasedali, obiskovalci pa ne bodo prihajali brez mesta za parkiranje.
Kdaj se splača preiti s preglednice na programsko opremo za upravljanje parkirišča?
Ko je v konicah več ljudi kot mest ali ko mora nekdo vsak teden razsojati, kdo kje parkira. Preglednica ne pošilja opomnikov, mest ne sprošča sama in vsem ne kaže, kaj je prosto v katerem koli trenutku.