Zašto fiksna mjesta uz hibridni rad prestaju funkcionirati
Fiksno mjesto ima smisla kad njegov vlasnik u ured dolazi svaki dan. Ako dolazi tri dana tjedno, mjesto je prazno 40 % radnog vremena, a to ne uključuje godišnje odmore, putovanja i bolovanja. U međuvremenu ostale kolege kruže parkiralištem tražeći mjesto ili parkiraju vani.
Problem ima dvije strane:
- Prazna mjesta koja nitko ne može koristiti, jer „pripadaju” nekome tko danas radi od kuće.
- Vrhunci potražnje koji doista popune parkiralište, jer uz hibridni rad ljudi obično dolaze istih dana (na primjer, utorkom i srijedom).
Grafikon to sažima: s 20 ljudi koji u ured dolaze tri dana tjedno, najopterećeniji dan traži 16 mjesta, a ne 20, a petak samo 4. Koliko vam mjesta treba, određuje vršni dan, a ne prosjek ni broj zaposlenika.
Podaci koji su vam potrebni prije dodjele
Pet brojeva omogućuje vam da dimenzionirate parkiralište i odlučite na temelju činjenica, bez rasprava utemeljenih na mišljenjima:
- Koliko mjesta imate ukupno i kojih vrsta (standardna, električna, pristupačna, vanjska).
- Koliko je ljudi ovlašteno za njihovo korištenje.
- Koliko dana tjedno svaka osoba dolazi u ured.
- Koji je dan u tjednu najopterećeniji (vrh).
- Koji postotak dolazi automobilom. Ostali koriste javni prijevoz, bicikl ili hodaju.
Primjer s brojevima koje možete zamijeniti svojima: tvrtka od 200 ljudi s modelom od tri dana u uredu ima oko 120 ljudi u uredu u prosječan dan, ali utorkom i srijedom taj broj može doseći 160. Ako 60 % dolazi automobilom, za vršni dan treba 160 × 0,6 = 96 mjesta. S rezervom od 10 % za nepredviđeno to je oko 105.
Ako pak svakome tko dolazi automobilom date fiksno mjesto (200 × 0,6), treba vam 120 mjesta. Dijeljenjem štedite oko 15 mjesta, odnosno 12 % manje. To su okvirni brojevi: stvarna ušteda ovisi o tome koliko se dani u uredu preklapaju i koliki je udio fiksnih mjesta.
Pet modela dodjele mjesta
| Model | Kako funkcionira | Kad odgovara | Rizik |
|---|---|---|---|
| Fiksno mjesto po osobi | Svaka osoba ima svoje mjesto svaki dan. | Zaposlenici koji rade u uredu ili parkiralište s mnogo prostora. | Prazna mjesta kad vlasnika nema. |
| Mjesto dodijeljeno po danima | Isto mjesto jedne dane dobiva jedna osoba, a druge dane druga. | Timovi sa stabilnim rasporedom dolazaka u ured (tim A ponedjeljkom i utorkom, tim B četvrtkom i petkom). | Raspadne se ako se promijene dani u uredu. |
| Tko prvi dođe | Bez rezervacije: tko prvi stigne, parkira. | Parkirališta s mnogo više mjesta nego potražnje. | Jutarnji redovi, žurba i dolazak ranije kako bi se osiguralo mjesto. |
| Dnevna rezervacija | Određeno mjesto rezervira se nekoliko dana unaprijed. | Velika potražnja i hibridni rad. | Treba alat, a neiskorištene rezervacije treba otkazati. |
| Mješoviti model | Nekoliko fiksnih mjesta prema jasnim kriterijima, a ostalo putem dnevne rezervacije. | Većina srednjih tvrtki s hibridnim radom. | Morate definirati i obraniti kriterije za fiksna mjesta. |
Mješoviti model najbolje uravnotežuje pravednost i iskorištenost prostora. Kao orijentir, mnoge tvrtke kreću tako da zadrže 10 do 20 % mjesta kao fiksna, a ostala dijele. Broj prilagodite podacima svog parkirališta.
Kriteriji za fiksna mjesta: kako odlučiti bez zamjerki
Najteži dio mješovitog modela jest odlučiti tko dobiva fiksno mjesto. Sukob ne sprječava sam kriterij, nego to što je javan, zapisan i podložan reviziji. Nekoliko uobičajenih kriterija:
- Smanjena pokretljivost ili zdravstvene potrebe. To je najjasniji kriterij i najmanje se osporava.
- Službena vozila ili vozila voznog parka kojima je potrebno određeno mjesto.
- Posjetitelji i klijenti. Nekoliko mjesta rezerviranih za goste sprječava zaposlenike da ih zauzmu.
- Nema prijevozne alternative ili smjene koje počinju ili završavaju kad nema javnog prijevoza.
- Određene uloge, na primjer uprava, ako tvrtka odluči to zadržati. Ako to činite, neka bude izričito.
Popis pregledavajte svakih šest mjeseci: okolnosti se mijenjaju, a fiksno mjesto koje više nije opravdano treba vratiti u zajednički fond.
Pravila zahvaljujući kojima dnevna rezervacija funkcionira
- Razdoblje rezervacije. Koliko dana unaprijed ljudi mogu rezervirati (na primjer, 3 do 7). Kratko razdoblje sprječava da netko zauzme cijeli tjedan.
- Pravodobno otkazivanje. Zamolite ljude da otkažu rezervaciju čim saznaju da je neće iskoristiti. Oslobođeno mjesto je mjesto za nekog drugog.
- Ograničenje broja dana po osobi kad je mjesta malo, kako bi se pravedno dijelilo u vršne dane.
- Obrazloženi, dokumentirani prioriteti, na primjer za osobe smanjene pokretljivosti.
- Kanal za prijavu problema: zapela rampa, automobil na tuđem mjestu ili oštećeno mjesto. Odredite tko odgovara.
- Pravila vidljiva svima. Objavite ih ondje gdje će ih ljudi vidjeti, a ne samo u e-poruci koja se izgubi.
Pravilo koje se ne može provjeriti neće se poštovati. Kalendar u kojem svatko vidi koja su mjesta slobodna, a koja rezervirana, čini mnogo više od bilo koje e-poruke s podsjetnikom.
Kako to učiniti uz LoomiSpot
LoomiSpot je softver za upravljanje uredskim parkiralištem. Evo što pokriva od mješovitog modela:
- Dodjela osobi za određene dane za fiksna mjesta, a za ostala tko prvi dođe.
- Vi određujete razdoblje rezervacije: koliko dana unaprijed se mjesto može rezervirati.
- Mjesečni kalendar u boji koji pokazuje koliko je mjesta svaki dan rezervirano, a koliko slobodno, što vam daje podatak o vršnom danu.
- Više ureda, svaki sa svojim mjestima i tjednim rasporedom (kojim je danima otvoren, uključujući vikende).
- Vizualni uređivač karata: crtate svaku etažu, postavljate svako mjesto i označavate električna, pristupačna ili vanjska mjesta.
- Prijava problema iz aplikacije: tko uoči problem, prijavi ga, prati njegov status i razgovara s administratorima.
- Web, iOS i Android s istim sučeljem za administratore i zaposlenike.
Besplatni plan dopušta do 10 mjesta i 15 korisnika, pa model možete isprobati na malom parkiralištu prije nego što ga uvedete u cijelosti.
Često postavljana pitanja
Koliko parkirnih mjesta treba tvrtki s hibridnim radom?
Onoliko koliko vam treba u najopterećeniji dan, a ne koliko ukupno imate zaposlenika. Izračun: broj ljudi u uredu u vršni dan × udio onih koji dolaze automobilom × 1,1 rezerva. Na primjer, 160 ljudi × 0,6 × 1,1 iznosi oko 105 mjesta, u usporedbi sa 120 ako bi svaka osoba s automobilom imala fiksno mjesto.
Je li bolje imati fiksna ili dijeljena mjesta?
Uz hibridni rad, dijeljena, jer fiksno mjesto stoji prazno onih dana kad njegov vlasnik radi od kuće. Najčešći i najuravnoteženiji pristup je mješoviti model: nekoliko fiksnih mjesta prema jasnim kriterijima, a ostala putem dnevne rezervacije.
Kako pravedno podijeliti parkirna mjesta među zaposlenicima?
Javnim, zapisanim kriterijima za fiksna mjesta (smanjena pokretljivost, službena vozila, posjetitelji) te dnevnom rezervacijom s razdobljem rezervacije za ostala. Kriterije pregledavajte svakih šest mjeseci i učinite vidljivim tko je što rezervirao.
Što učiniti s rezerviranim mjestima koja na kraju ostanu neiskorištena?
Uvedite pravilo da se rezervacije otkazuju čim ljudi saznaju da ih neće iskoristiti i jasno ga priopćite. Pravodobno otkazano mjesto dostupno je nekome drugom. Mjesečni pregled stvarne popunjenosti pokazuje je li problem povremen ili strukturni.
Kako upravljati mjestima za posjetitelje?
Rezervirajte nekoliko određenih mjesta za goste i klijente, a njihovim korištenjem upravljajte prema istim pravilima kao i ostalim. Tako ih zaposlenici neće zauzimati, a posjetitelji neće dolaziti bez mjesta za parkiranje.
Kada se isplati prijeći s tablice na softver za upravljanje parkiralištem?
Kad je u vršne dane ljudi više nego mjesta ili kad netko svaki tjedan mora suditi tko gdje parkira. Tablica ne šalje podsjetnike, ne oslobađa mjesta sama i ne pokazuje svima što je slobodno u bilo kojem trenutku.