Kodėl nuolatinės vietos hibridiniam darbui netinka
Nuolatinė vieta prasminga, kai jos savininkas į biurą ateina kiekvieną dieną. Jei jis ateina tris dienas per savaitę, vieta 40 % darbo laiko stovi tuščia, ir tai dar neįskaičiavus atostogų, komandiruočių ir ligos. Tuo tarpu kiti kolegos sukasi aplink aikštelę ieškodami vietos arba stato automobilį už jos ribų.
Problema turi dvi puses:
- Tuščios vietos, kuriomis niekas negali naudotis, nes jos „priklauso“ žmogui, kuris šiandien dirba iš namų.
- Paklausos pikai, kurie iš tiesų užpildo aikštelę, nes dirbant hibridiniu būdu žmonės dažniausiai ateina tomis pačiomis dienomis (pavyzdžiui, antradienį ir trečiadienį).
Diagrama tai gerai apibendrina: kai 20 žmonių į biurą ateina tris dienas per savaitę, judriausią dieną reikia 16 vietų, o ne 20, o penktadienį – vos 4. Kiek vietų reikia, lemia pikinė diena, o ne vidurkis ar darbuotojų skaičius.
Duomenys, kurių reikia prieš skiriant vietas
Penki skaičiai leidžia įvertinti aikštelės dydį ir sprendimus priimti remiantis faktais, o ne nuomonėmis:
- Kiek iš viso turite vietų ir kokių tipų (įprastos, elektromobilių, neįgaliesiems skirtos, lauke).
- Kiek žmonių turi teisę jomis naudotis.
- Kiek dienų per savaitę kiekvienas žmogus ateina į biurą.
- Kuri savaitės diena yra judriausia (pikas).
- Kiek procentų atvyksta automobiliu. Kiti naudojasi viešuoju transportu, važiuoja dviračiu ar eina pėsčiomis.
Pavyzdys su skaičiais, kuriuos galite pakeisti savais: 200 žmonių įmonėje, kurioje dirbama trys dienos biure, vidutinę dieną biure būna apie 120 žmonių, bet antradienį ir trečiadienį jų gali būti 160. Jei 60 % atvyksta automobiliu, pikinę dieną reikia 160 × 0,6 = 96 vietų. Pridėjus 10 % atsargą netikėtumams, tai yra maždaug 105.
Jei vietoj to kiekvienam, kuris atvyksta automobiliu, skirtumėte nuolatinę vietą (200 × 0,6), reikėtų 120 vietų. Dalijimasis sutaupo apie 15 vietų, t. y. 12 % mažiau. Tai orientaciniai skaičiai: realus sutaupymas priklauso nuo to, kiek žmonių ateina tomis pačiomis dienomis ir kokia dalis vietų yra nuolatinės.
Penki vietų paskirstymo modeliai
| Modelis | Kaip veikia | Kada tinka | Rizika |
|---|---|---|---|
| Nuolatinė vieta kiekvienam | Kiekvienas kasdien turi savo vietą. | Darbuotojai dirba biure arba aikštelėje vietos pakanka su kaupu. | Vietos stovi tuščios, kai savininko nėra. |
| Vieta, priskirta pagal dieną | Ta pati vieta vienomis dienomis skiriama vienam žmogui, kitomis – kitam. | Komandos su pastoviu darbo biure grafiku (A komanda pirmadienį ir antradienį, B komanda ketvirtadienį ir penktadienį). | Sistema subyra, jei keičiasi darbo biure dienos. |
| Pirmas atvykęs – pirmas aptarnaujamas | Rezervacijų nėra: kas atvyksta pirmas, tas ir parkuoja. | Aikštelės, kuriose vietų yra gerokai daugiau nei paklausos. | Rytinės eilės, skubėjimas ir atvykimas anksti, kad pavyktų užimti vietą. |
| Kasdienė rezervacija | Konkreti vieta rezervuojama likus kelioms dienoms. | Didelė paklausa ir hibridinis darbas. | Reikia įrankio, o nenaudojamas rezervacijas būtina atšaukti. |
| Mišrus modelis | Nedaug nuolatinių vietų pagal aiškius kriterijus, likusios – kasdienė rezervacija. | Dauguma vidutinio dydžio įmonių, kuriose dirbama hibridiniu būdu. | Reikia nustatyti nuolatinių vietų kriterijus ir juos apginti. |
Mišrus modelis geriausiai suderina sąžiningumą ir vietos išnaudojimą. Kaip orientyras: daug įmonių pradeda nuo to, kad 10–20 % vietų palieka nuolatinėmis, o likusias bendrina. Skaičių pritaikykite pagal savo aikštelės duomenis.
Nuolatinių vietų kriterijai: kaip nuspręsti be nepasitenkinimo
Sunkiausia mišraus modelio dalis – nuspręsti, kas gauna nuolatinę vietą. Konfliktų išvengti padeda ne konkretus kriterijus, o tai, kad jis viešas, užrašytas ir peržiūrimas. Keli dažniausi kriterijai:
- Ribotas judumas ar medicininiai poreikiai. Tai aiškiausias ir mažiausiai ginčijamas kriterijus.
- Tarnybinis ar įmonės automobilių parko transportas, kuriam reikia konkrečios vietos.
- Lankytojai ir klientai. Kelios svečiams skirtos vietos neleidžia darbuotojams jų užimti.
- Nėra transporto alternatyvos arba pamainos prasideda ar baigiasi, kai viešasis transportas nevažiuoja.
- Konkrečios pareigos, pavyzdžiui, vadovybė, jei įmonė nusprendžia tai palikti. Jei taip, tai aiškiai nurodykite.
Sąrašą peržiūrėkite kas šešis mėnesius: aplinkybės keičiasi, o nuolatinė vieta, kuri nebeturi pagrindo, turi grįžti į bendrą fondą.
Taisyklės, kad kasdienė rezervacija veiktų
- Rezervavimo langas. Kiek dienų į priekį žmonės gali rezervuoti (pavyzdžiui, nuo 3 iki 7). Trumpas langas neleidžia niekam užsirezervuoti visos savaitės.
- Atšaukimas laiku. Paprašykite žmonių atšaukti rezervaciją, vos sužinojus, kad jos nenaudos. Atlaisvinta vieta yra vieta kitam.
- Dienų skaičiaus vienam žmogui riba, kai vietų trūksta, kad piko dienomis jomis būtų dalijamasi sąžiningai.
- Pagrįsti, dokumentuoti prioritetai, pavyzdžiui, riboto judumo žmonėms.
- Kanalas pranešti apie problemas: užstrigęs užtvaras, kito žmogaus vietą užėmęs automobilis ar apgadinta vieta. Nustatykite, kas reaguoja.
- Taisyklės, kurias mato visi. Paskelbkite jas ten, kur žmonės jas pamatys, o ne tik el. laiške, kuris pasimeta.
Taisyklės, kurių neįmanoma patikrinti, niekas nesilaiko. Kalendorius, kuriame kiekvienas mato, kurios vietos laisvos, o kurios rezervuotos, padeda gerokai daugiau nei bet koks priminimo laiškas.
Kaip tai padaryti su LoomiSpot
LoomiSpot – biuro stovėjimo aikštelių valdymo programa. Štai ką ji padeda įgyvendinti mišriame modelyje:
- Priskyrimas žmogui konkrečiomis dienomis nuolatinėms vietoms ir „pirmas atvykęs – pirmas aptarnaujamas“ likusioms.
- Rezervavimo langą nustatote jūs: kiek dienų į priekį galima rezervuoti vietą.
- Mėnesio kalendoriaus šilumos žemėlapis, rodantis, kiek vietų kiekvieną dieną rezervuota ir kiek laisva, o tai suteikia jums piko dienos skaičių.
- Keli biurai, kurių kiekvienas turi savo vietas ir savaitės grafiką (kurias dienas dirba, įskaitant savaitgalius).
- Vizualus žemėlapių redaktorius: nupiešiate kiekvieną aukštą, išdėliojate kiekvieną vietą ir pažymite elektromobilių, neįgaliesiems skirtas ar lauko vietas.
- Pranešimai apie problemas programėlėje: pastebėjęs problemą žmogus praneša, seka jos būseną ir bendrauja su administratoriais.
- Internetinė, iOS ir Android versijos su ta pačia sąsaja administratoriams ir darbuotojams.
Nemokamas planas leidžia iki 10 vietų ir 15 naudotojų, tad modelį galite išbandyti nedidelėje aikštelėje, prieš diegdami jį plačiau.
Dažnai užduodami klausimai
Kiek stovėjimo vietų reikia įmonei, kurioje dirbama hibridiniu būdu?
Tiek, kiek reikia judriausią dieną, o ne tiek, kiek yra darbuotojų. Skaičiavimas toks: žmonės biure pikinę dieną × automobiliu atvykstančiųjų dalis × 1,1 atsarga. Pavyzdžiui, 160 žmonių × 0,6 × 1,1 yra apie 105 vietos, palyginti su 120, jei kiekvienas turintis automobilį gautų nuolatinę vietą.
Kas geriau: nuolatinės ar bendrinamos vietos?
Esant hibridiniam darbui – bendrinamos, nes nuolatinė vieta stovi tuščia tomis dienomis, kai jos savininkas dirba iš namų. Dažniausias ir subalansuotas sprendimas – mišrus modelis: nedaug nuolatinių vietų pagal aiškius kriterijus, likusios – kasdienė rezervacija.
Kaip sąžiningai dalytis stovėjimo vietomis tarp darbuotojų?
Nuolatinėms vietoms taikant viešus, užrašytus kriterijus (ribotas judumas, tarnybinis transportas, lankytojai), o likusioms – kasdienę rezervaciją su rezervavimo langu. Kriterijus peržiūrėkite kas šešis mėnesius ir padarykite matomą, kas ką rezervavo.
Ką daryti su rezervuotomis, bet nepanaudotomis vietomis?
Nustatykite taisyklę, kad rezervacijos atšaukiamos, vos sužinojus, kad jos nebus naudojamos, ir aiškiai tai paskelbkite. Laiku atšaukta vieta tampa prieinama kitam. Kas mėnesį peržiūrėję realų užimtumą, pamatysite, ar problema pasitaiko retai, ar yra struktūrinė.
Kaip valdyti lankytojų vietas?
Rezervuokite kelias konkrečias vietas svečiams ir klientams, o jų naudojimą valdykite pagal tas pačias taisykles kaip ir kitų. Taip darbuotojai jų neužims, o lankytojai neatvyks neturėdami, kur pastatyti automobilį.
Kada verta pereiti nuo skaičiuoklės prie stovėjimo vietų valdymo programos?
Kai piko dienomis žmonių yra daugiau nei vietų arba kai kas nors kiekvieną savaitę turi teisėjauti, kas kur parkuoja. Skaičiuoklė nesiunčia priminimų, pati neatlaisvina vietų ir nerodo visiems, kas bet kuriuo metu laisva.