Υπολογιστικό φύλλο ή λογισμικό για το πάρκινγκ της εταιρείας: πότε αξίζει η αλλαγή

Όταν αρκεί ένα υπολογιστικό φύλλο

Το Excel είναι καλή επιλογή αν ισχύουν σχεδόν όλες αυτές οι συνθήκες:

• Λίγες θέσεις: ενδεικτικά, λιγότερες από 10 έως 15.
• Σταθερή θέση ανά άτομο, χωρίς καθημερινή κράτηση. Το φύλλο είναι μια λίστα με το ποιος έχει τι.
• Λίγες αλλαγές: οι αναθέσεις αλλάζουν μόνο λίγες φορές τον χρόνο.
• Ένας μόνο χώρος και ένα άτομο που συντηρεί το αρχείο.
• Περισσότερες θέσεις από τους ανθρώπους που τις χρειάζονται, ώστε οι συγκρούσεις να μην προκύπτουν σχεδόν ποτέ.

Σε αυτό το σενάριο, η εγκατάσταση ενός νέου εργαλείου θέλει περισσότερη δουλειά από τη συντήρηση του φύλλου. Μην αλλάξετε μόνο και μόνο για να αλλάξετε.

Πού υστερεί ένα υπολογιστικό φύλλο

Τα προβλήματα εμφανίζονται όταν το πάρκινγκ παύει να είναι μια σταθερή λίστα και γίνεται ένας πόρος που μοιράζεται κάθε μέρα:

• Διπλές κρατήσεις. Αν δύο άτομα γράψουν το όνομά τους δίπλα στην ίδια θέση την ίδια στιγμή, κανείς δεν το καταλαβαίνει μέχρι να φτάσουν και οι δύο. Το Google Sheets μειώνει τον κίνδυνο των διασταυρούμενων εκδόσεων, αλλά δεν αποτρέπει τη σύγκρουση.
• Δεν ελευθερώνει θέσεις. Μια θέση με όνομα δίπλα της που κανείς δεν χρησιμοποιεί παραμένει κατειλημμένη στο φύλλο μέχρι να τη σβήσει κάποιος.
• Δεν επιβάλλει κανόνες. Τίποτα δεν εμποδίζει κάποιον να κλείσει έναν μήνα νωρίτερα, να πάρει ολόκληρη την εβδομάδα ή να παραβιάσει τη σειρά προτεραιότητας.
• Είναι άβολο στο κινητό. Για να κλείσετε μια θέση πριν φύγετε από το σπίτι πρέπει να ανοίξετε ένα αρχείο και να βρείτε ένα κελί.
• Δεν υπάρχει σαφής εικόνα. Για να απαντήσετε στο «υπάρχει θέση αύριο;» πρέπει να διαβάσετε το φύλλο ή να ρωτήσετε όποιον το συντηρεί.
• Δεν παράγει δεδομένα. Χωρίς ιστορικό πληρότητας δεν ξέρετε ποια είναι η ημέρα αιχμής ούτε αν χρειάζεστε περισσότερες θέσεις.
• Εξαρτάται από ένα άτομο. Αν αυτό το άτομο λείπει με άδεια, το σύστημα σταματά.

Ένα πρότυπο υπολογιστικού φύλλου για να ξεκινήσετε

Αν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε υπολογιστικό φύλλο, φροντίστε τουλάχιστον να είναι σαφές. Μια απλή δομή, μία καρτέλα ανά εβδομάδα:

Μερικές συμβουλές για να το έχετε υπό έλεγχο:

• Ένα υπεύθυνο άτομο και κανείς άλλος με δικαίωμα επεξεργασίας. Όλοι οι υπόλοιποι έχουν πρόσβαση μόνο για ανάγνωση.
• Ένας απλός χρωματικός κώδικας: ελεύθερη, κλεισμένη, σταθερή, αποκλεισμένη.
• Μια καρτέλα κανόνων με τους κανόνες χρήσης σε κοινή θέα.
• Αποθηκεύετε κάθε εβδομάδα αντί να την αντικαθιστάτε, ώστε να κρατάτε ιστορικό πληρότητας.

Το πραγματικό κόστος του Excel: ο χρόνος σας

Ένα υπολογιστικό φύλλο δεν κοστίζει τίποτα, αλλά κοστίζει ο χρόνος όποιου το συντηρεί. Ένα παράδειγμα με αριθμούς που μπορείτε να αντικαταστήσετε με τους δικούς σας: αν κάποιος αφιερώνει 2 ώρες την εβδομάδα για να ενημερώνει κρατήσεις, να λύνει συγκρούσεις και να απαντά σε μηνύματα, αυτό κάνει περίπου 96 ώρες τον χρόνο (σε 48 εβδομάδες). Με εσωτερικό κόστος 25 € την ώρα, είναι 2.400 € τον χρόνο δουλειάς που δεν ανήκει στα πραγματικά του καθήκοντα.

Σε αυτό προστίθεται ό,τι είναι δύσκολο να μετρηθεί: οι διακοπές, οι διαφωνίες για μια θέση και η απογοήτευση όσων γυρίζουν στο πάρκινγκ ψάχνοντας θέση. Συγκρίνετε αυτό το κόστος με την τιμή ενός εργαλείου πριν αποφασίσετε. Κάποια, όπως το LoomiSpot, έχουν δωρεάν πακέτο για μικρά πάρκινγκ.

7 σημάδια ότι ήρθε η ώρα να αλλάξετε

1. Οι άνθρωποι είναι περισσότεροι από τις θέσεις τις ημέρες αιχμής.
2. Έχουν ήδη υπάρξει διπλές κρατήσεις ή δύο αυτοκίνητα στην ίδια θέση.
3. Όποιος συντηρεί το φύλλο αφιερώνει πάνω από μία ώρα την εβδομάδα στη διαχείρισή του.
4. Οι άνθρωποι στέλνουν μηνύματα για να ρωτήσουν αν υπάρχει θέση, αντί να το ελέγχουν μόνοι τους.
5. Έχετε περισσότερους χώρους ή ορόφους και ένα φύλλο για τον καθένα.
6. Θέλετε να μοιράσετε τους φορτιστές ηλεκτρικών οχημάτων ανά χρονικό διάστημα, κάτι που το υπολογιστικό φύλλο χειρίζεται άσχημα.
7. Χρειάζεστε δεδομένα πληρότητας για να αποφασίσετε πόσες θέσεις χρειάζεστε πραγματικά.

Με δύο ή τρία από αυτά τα σημάδια, αξίζει ήδη να δοκιμάσετε ένα εργαλείο. Με πέντε ή περισσότερα, πληρώνετε ήδη το κόστος του να μην το κάνετε.

Πώς να περάσετε από το φύλλο στο λογισμικό χωρίς ταλαιπωρία

1. Εξαγάγετε τη λίστα σας με τις θέσεις, τους τύπους και τους σταθερούς κατόχους από το τρέχον φύλλο.
2. Ορίστε τους κανόνες πριν ρυθμίσετε οτιδήποτε: περιθώριο κράτησης, ακύρωση και προτεραιότητες.
3. Κάντε ένα πιλοτικό δύο εβδομάδων με μία ομάδα ή έναν χώρο.
4. Ανακοινώστε την αλλαγή και αφήστε το φύλλο μόνο για ανάγνωση, ώστε να μην υπάρχουν δύο πηγές αλήθειας.
5. Ελέγξτε την πληρότητα μετά από έναν μήνα και προσαρμόστε τους κανόνες με πραγματικά δεδομένα.

Πώς να το κάνετε με το LoomiSpot

Το LoomiSpot είναι λογισμικό διαχείρισης στάθμευσης για γραφεία. Αυτά αντικαθιστά από ένα υπολογιστικό φύλλο:

• Οι θέσεις και ο χάρτης τους: σχεδιάζετε κάθε όροφο με τον οπτικό επεξεργαστή και σημειώνετε ποιες θέσεις είναι ηλεκτρικές, προσβάσιμες ή υπαίθριες.
• Οι αναθέσεις: μια θέση σε ένα άτομο συγκεκριμένες ημέρες ή με σειρά προσέλευσης.
• Το περιθώριο κράτησης: εσείς αποφασίζετε πόσες ημέρες νωρίτερα μπορούν να κλείνουν οι άνθρωποι.
• Η εικόνα πληρότητας: ένα μηνιαίο έγχρωμο ημερολόγιο (heatmap) δείχνει πόσες θέσεις είναι κλεισμένες και πόσες ελεύθερες κάθε ημέρα.
• Πολλά γραφεία, το καθένα με τις δικές του θέσεις και το δικό του εβδομαδιαίο ωράριο.
• Φορτιστές ηλεκτρικών οχημάτων ανά χρονικό διάστημα, με ώρα έναρξης και διάρκεια.
• Αναφορά προβλημάτων από την εφαρμογή: όποιος εντοπίσει ένα πρόβλημα το αναφέρει και παρακολουθεί την κατάστασή του.
• Web, iOS και Android, με την ίδια διεπαφή για διαχειριστές και εργαζομένους.

Το Δωρεάν πακέτο επιτρέπει έως 10 θέσεις και 15 χρήστες, ώστε να κάνετε το πιλοτικό χωρίς κόστος.