Spreadsheet of software om je bedrijfsparkeerplekken te beheren: wanneer overstappen loont

Wanneer een spreadsheet volstaat

Excel is een goede optie als bijna al deze voorwaarden gelden:

• Weinig plekken: als richtlijn minder dan zo'n 10 of 15.
• Een vaste plek per persoon, zonder dagreservering. De spreadsheet is een lijst van wie wat heeft.
• Weinig wijzigingen: de toewijzingen worden maar een paar keer per jaar aangepast.
• Eén locatie en één persoon die het bestand bijhoudt.
• Meer plekken dan mensen die ze nodig hebben, zodat conflicten bijna nooit voorkomen.

In dat scenario is een nieuwe tool invoeren meer werk dan de spreadsheet bijhouden. Stap niet over omdat het kan.

Waar een spreadsheet tekortschiet

De problemen beginnen als parkeren geen vaste lijst meer is, maar een voorziening die elke dag opnieuw wordt verdeeld:

• Dubbele reserveringen. Als twee mensen tegelijk hun naam bij dezelfde plek zetten, merkt niemand het tot ze allebei aankomen. Google Sheets verkleint het risico op door elkaar lopende versies, maar voorkomt het conflict niet.
• Plekken komen niet vrij. Een plek met een naam erbij die niemand gebruikt, blijft in de spreadsheet bezet tot iemand hem verwijdert.
• Regels worden niet afgedwongen. Niets belet iemand een maand vooruit te reserveren, de hele week te claimen of de volgorde van prioriteit te negeren.
• Het is onhandig op een telefoon. Een plek reserveren voordat je van huis gaat, betekent een bestand openen en een cel zoeken.
• Er is geen duidelijk overzicht. De vraag “is er morgen nog plek?” beantwoorden betekent de spreadsheet doorlezen of het vragen aan degene die hem bijhoudt.
• Het levert geen gegevens op. Zonder bezettingshistorie weet je niet wat je piekdag is en ook niet of je meer plekken nodig hebt.
• Het hangt af van één persoon. Als die persoon op vakantie gaat, ligt het systeem stil.

Een startsjabloon voor een spreadsheet

Als je een spreadsheet gebruikt, maak hem dan in elk geval overzichtelijk. Een eenvoudige structuur, één tabblad per week:

Een paar tips om het onder controle te houden:

• Eén verantwoordelijke en niemand anders met bewerkrechten. Alle anderen krijgen alleen leestoegang.
• Een eenvoudige kleurcode: vrij, gereserveerd, vast, geblokkeerd.
• Een tabblad met regels, zodat de gebruiksregels duidelijk zichtbaar zijn.
• Sla elke week op in plaats van te overschrijven, zodat je een bezettingshistorie overhoudt.

De echte kosten van Excel: jouw tijd

Een spreadsheet kost niets, maar de tijd van degene die hem bijhoudt wel. Een voorbeeld met cijfers die je door je eigen cijfers kunt vervangen: als iemand 2 uur per week bezig is met reserveringen bijwerken, conflicten oplossen en berichten beantwoorden, is dat ongeveer 96 uur per jaar (over 48 weken). Bij interne kosten van 25 € per uur is dat 2.400 € per jaar aan werk dat niet bij hun eigenlijke functie hoort.

Daar komt bij wat moeilijk te meten is: onderbrekingen, ruzies over een plek en de frustratie van mensen die rondjes rijden op zoek naar een plekje. Vergelijk die kosten met de prijs van een tool voordat je beslist. Sommige, zoals LoomiSpot, hebben een gratis plan voor kleine parkeerterreinen.

7 signalen dat het tijd is om over te stappen

1. Er zijn op piekdagen meer mensen dan plekken.
2. Er zijn al dubbele reserveringen geweest of twee auto's op dezelfde plek.
3. Wie de spreadsheet bijhoudt, is er meer dan een uur per week mee bezig.
4. Mensen sturen een bericht om te vragen of er plek is, in plaats van het zelf te bekijken.
5. Je hebt meerdere locaties of verdiepingen en voor elk een eigen spreadsheet.
6. Je wilt laadpalen per tijdslot delen, wat een spreadsheet slecht aankan.
7. Je hebt bezettingsgegevens nodig om te beslissen hoeveel plekken je echt nodig hebt.

Bij twee of drie van deze signalen is het al de moeite waard een tool uit te proberen. Bij vijf of meer betaal je de prijs van het niet doen.

Zo stap je zonder pijn van de spreadsheet over op software

1. Exporteer je lijst met plekken, typen en vaste eigenaren uit de huidige spreadsheet.
2. Bepaal de regels voordat je iets configureert: reserveringstermijn, annulering en prioriteiten.
3. Doe een pilot van twee weken met één team of één locatie.
4. Kondig de verandering aan en zet de spreadsheet op alleen-lezen, zodat er geen twee bronnen van waarheid zijn.
5. Bekijk de bezetting na een maand en stel de regels bij op basis van echte gegevens.

Zo doe je het met LoomiSpot

LoomiSpot is software voor het beheren van kantoorparkeren. Dit vervangt het van een spreadsheet:

• De plekken en hun plattegrond: je tekent elke verdieping met de visuele editor en markeert de elektrische, gehandicapten- of buitenplekken.
• De toewijzingen: een plek aan een persoon op bepaalde dagen, of wie het eerst komt, het eerst maalt.
• De reserveringstermijn: jij bepaalt hoeveel dagen vooruit mensen mogen reserveren.
• Het bezettingsoverzicht: een heatmap in de maandkalender laat zien hoeveel plekken er elke dag gereserveerd en hoeveel er vrij zijn.
• Meerdere kantoren, elk met eigen plekken en een eigen weekrooster.
• Laadpalen per tijdslot, met een starttijd en een duur.
• Problemen melden vanuit de app: wie een probleem ziet, meldt het en volgt de status.
• Web, iOS en Android, met dezelfde interface voor beheerders en medewerkers.

Het Gratis plan staat tot 10 plekken en 15 gebruikers toe, zodat je de pilot zonder kosten kunt draaien.