Tableur ou logiciel pour gérer le parking de votre entreprise : quand il vaut la peine de changer

Quand un tableur suffit

Excel est une bonne option si presque toutes ces conditions sont réunies :

• Peu de places : à titre indicatif, moins de 10 ou 15 environ.
• Une place fixe par personne, sans réservation à la journée. Le tableur est une liste de qui a quoi.
• Peu de changements : les attributions ne sont modifiées que quelques fois par an.
• Un seul site et une seule personne qui tient le fichier à jour.
• Plus de places que de personnes qui en ont besoin, de sorte que les conflits n’arrivent presque jamais.

Dans ce cas, mettre en place un nouvel outil demande plus de travail que d’entretenir le tableur. Ne changez pas pour le plaisir de changer.

Là où un tableur atteint ses limites

Les problèmes apparaissent quand le parking cesse d’être une liste fixe et devient une ressource répartie chaque jour :

• Les doubles réservations. Si deux personnes inscrivent leur nom sur la même place en même temps, personne ne s’en aperçoit avant que les deux arrivent. Google Sheets réduit le risque de versions croisées, mais n’empêche pas le conflit.
• Il ne libère pas les places. Une place avec un nom en face que personne n’utilise reste occupée dans le tableur jusqu’à ce que quelqu’un l’efface.
• Il n’applique pas les règles. Rien n’empêche de réserver un mois à l’avance, de prendre toute la semaine ou de sauter l’ordre de priorité.
• Il est peu pratique sur mobile. Réserver une place avant de partir de chez soi implique d’ouvrir un fichier et de retrouver la bonne cellule.
• Il n’y a pas de vue claire. Répondre à « y a-t-il de la place demain ? » oblige à lire le tableur ou à demander à la personne qui le tient.
• Il ne produit aucune donnée. Sans historique d’occupation, vous ne connaissez ni votre jour de pointe ni le besoin éventuel de places supplémentaires.
• Il dépend d’une seule personne. Si elle part en congé, le système s’arrête.

Un modèle de départ pour un tableur

Si vous allez utiliser un tableur, rendez-le au moins clair. Une structure simple, un onglet par semaine :

Quelques conseils pour garder le contrôle :

• Une seule personne responsable, et personne d’autre avec des droits de modification. Tous les autres ont un accès en lecture seule.
• Un code couleur simple : libre, réservée, fixe, bloquée.
• Un onglet de règles avec les règles d’utilisation bien en vue.
• Enregistrez chaque semaine au lieu de l’écraser, pour conserver un historique d’occupation.

Le coût réel d’Excel : votre temps

Un tableur ne coûte rien, mais le temps de la personne qui le tient à jour, si. Un exemple avec des chiffres que vous pouvez remplacer par les vôtres : si quelqu’un passe 2 heures par semaine à mettre à jour les réservations, résoudre les conflits et répondre aux messages, cela représente environ 96 heures par an (sur 48 semaines). À un coût interne de 25 € de l’heure, cela fait 2 400 € par an de travail qui n’est pas son vrai métier.

À cela s’ajoute ce qui est difficile à mesurer : les interruptions, les disputes pour une place et la frustration de ceux qui tournent dans le parking à la recherche d’une place. Comparez ce coût avec le prix d’un outil avant de décider. Certains, comme LoomiSpot, proposent un plan gratuit pour les petits parkings.

7 signes qu’il est temps de changer

1. Il y a plus de personnes que de places les jours de pointe.
2. Il y a déjà eu des doubles réservations ou deux voitures sur la même place.
3. La personne qui tient le tableur y passe plus d’une heure par semaine.
4. Les gens envoient des messages pour demander s’il y a de la place, au lieu de vérifier eux-mêmes.
5. Vous avez plusieurs sites ou étages et un tableur pour chacun.
6. Vous voulez partager des bornes de recharge par créneau horaire, ce qu’un tableur gère mal.
7. Vous avez besoin de données d’occupation pour décider du nombre de places dont vous avez réellement besoin.

Avec deux ou trois de ces signes, cela vaut déjà la peine d’essayer un outil. Avec cinq ou plus, vous payez le coût de ne pas le faire.

Comment passer du tableur au logiciel sans douleur

1. Exportez votre liste de places, de types et de titulaires fixes depuis le tableur actuel.
2. Définissez les règles avant de configurer quoi que ce soit : fenêtre de réservation, annulation et priorités.
3. Menez un projet pilote de deux semaines avec une équipe ou un site.
4. Annoncez le changement et laissez le tableur en lecture seule pour ne pas avoir deux sources de vérité.
5. Examinez l’occupation au bout d’un mois et ajustez les règles avec des données réelles.

Comment faire avec LoomiSpot

LoomiSpot est un logiciel de gestion de parking de bureau. Voici ce qu’il remplace d’un tableur :

• Les places et leur plan : vous dessinez chaque étage avec l’éditeur visuel et marquez les places électriques, accessibles ou extérieures.
• Les attributions : une place à une personne certains jours précis, ou le premier arrivé, premier servi.
• La fenêtre de réservation : vous décidez combien de jours à l’avance on peut réserver.
• La vue d’occupation : une carte de chaleur dans un calendrier mensuel montre combien de places sont réservées et combien sont libres chaque jour.
• Plusieurs bureaux, chacun avec ses places et son planning hebdomadaire.
• Des bornes de recharge par créneau horaire, avec une heure de début et une durée.
• Le signalement des problèmes depuis l’application : la personne qui repère un problème le signale et suit son statut.
• Web, iOS et Android, avec la même interface pour les admins et les collaborateurs.

Le plan gratuit permet jusqu’à 10 places et 15 utilisateurs, ce qui vous permet de mener le projet pilote sans frais.