Folha de cálculo ou software para gerir o estacionamento da empresa: quando compensa mudar

Quando uma folha de cálculo chega

O Excel é uma boa opção se quase todas estas condições se verificarem:

• Poucos lugares: como referência, menos de 10 ou 15.
• Um lugar fixo por pessoa, sem reserva diária. A folha é uma lista de quem tem o quê.
• Poucas alterações: as atribuições só são mexidas algumas vezes por ano.
• Um único local e uma pessoa que mantém o ficheiro.
• Mais lugares do que pessoas que precisam deles, pelo que os conflitos quase nunca acontecem.

Nesse cenário, configurar uma nova ferramenta dá mais trabalho do que manter a folha. Não mude só por mudar.

Onde a folha de cálculo fica aquém

Os problemas surgem quando o estacionamento deixa de ser uma lista fixa e passa a ser um recurso repartido todos os dias:

• Reservas duplicadas. Se duas pessoas escreverem o nome no mesmo lugar ao mesmo tempo, ninguém repara até as duas chegarem. O Google Sheets reduz o risco de versões cruzadas, mas não evita o conflito.
• Não liberta lugares. Um lugar com um nome ao lado que ninguém utiliza continua ocupado na folha até alguém o apagar.
• Não faz cumprir as regras. Nada impede alguém de reservar com um mês de antecedência, ficar com a semana inteira ou saltar a ordem de prioridade.
• É incómoda no telemóvel. Reservar um lugar antes de sair de casa implica abrir um ficheiro e encontrar uma célula.
• Não dá uma visão clara. Responder a «há lugar amanhã?» obriga a ler a folha ou a perguntar a quem a mantém.
• Não produz dados. Sem um histórico de ocupação, não sabe qual é o seu dia de maior afluência nem se precisa de mais lugares.
• Depende de uma só pessoa. Se ela for de férias, o sistema pára.

Um modelo para começar com uma folha de cálculo

Se vai utilizar uma folha de cálculo, pelo menos torne-a clara. Uma estrutura simples, um separador por semana:

Algumas dicas para manter tudo sob controlo:

• Uma pessoa responsável e mais ninguém com permissão de edição. Todos os outros têm acesso apenas de leitura.
• Um código de cores simples: livre, reservado, fixo, bloqueado.
• Um separador de regras com as normas de utilização bem à vista.
• Guarde cada semana em vez de a substituir, para manter um histórico de ocupação.

O custo real do Excel: o seu tempo

Uma folha de cálculo não custa nada, mas o tempo de quem a mantém custa. Um exemplo com valores que pode substituir pelos seus: se alguém gastar 2 horas por semana a atualizar reservas, a resolver conflitos e a responder a mensagens, são cerca de 96 horas por ano (em 48 semanas). A um custo interno de 25 € por hora, dá 2.400 € por ano de trabalho que não é a função real dessa pessoa.

A isto somam-se os custos difíceis de medir: interrupções, discussões por causa de um lugar e a frustração de quem anda às voltas no parque à procura de estacionamento. Compare esse custo com o preço de uma ferramenta antes de decidir. Algumas, como o LoomiSpot, têm um plano grátis para parques pequenos.

7 sinais de que é altura de mudar

1. Há mais pessoas do que lugares nos dias de maior afluência.
2. Já houve reservas duplicadas ou dois carros no mesmo lugar.
3. Quem mantém a folha gasta mais de uma hora por semana a geri-la.
4. As pessoas enviam mensagem a perguntar se há lugar, em vez de o verificarem por si.
5. Tem vários locais ou pisos e uma folha para cada um.
6. Quer partilhar carregadores EV por intervalo horário, algo que uma folha de cálculo faz mal.
7. Precisa de dados de ocupação para decidir de quantos lugares realmente precisa.

Com dois ou três destes sinais, já vale a pena experimentar uma ferramenta. Com cinco ou mais, já está a pagar o custo de o não fazer.

Como passar da folha de cálculo para um software sem complicações

1. Exporte a sua lista de lugares, tipos e titulares fixos da folha atual.
2. Defina as regras antes de configurar o que quer que seja: janela de reserva, cancelamento e prioridades.
3. Faça um piloto de duas semanas com uma equipa ou um local.
4. Comunique a mudança e deixe a folha apenas de leitura, para não existirem duas fontes de verdade.
5. Reveja a ocupação ao fim de um mês e ajuste as regras com dados reais.

Como fazê-lo com o LoomiSpot

O LoomiSpot é um software de gestão de estacionamento para escritórios. Isto é o que ele substitui da folha de cálculo:

• Os lugares e o respetivo mapa: desenha cada piso com o editor visual e marca os lugares elétricos, acessíveis ou exteriores.
• As atribuições: um lugar a uma pessoa em dias específicos, ou por ordem de chegada.
• A janela de reserva: decide com quantos dias de antecedência as pessoas podem reservar.
• A visão de ocupação: um calendário mensal em mapa de calor mostra quantos lugares estão reservados e quantos estão livres em cada dia.
• Vários escritórios, cada um com os seus lugares e o seu horário semanal.
• Carregadores EV por intervalo horário, com hora de início e duração.
• Registo de ocorrências a partir da app: quem deteta um problema regista-o e acompanha o estado.
• Web, iOS e Android, com a mesma interface para administradores e colaboradores.

O plano grátis permite até 10 lugares e 15 utilizadores, pelo que pode fazer o piloto sem custos.