Şirket otoparkını yönetmek için hesap tablosu mu, yazılım mı: ne zaman geçmeye değer

Hesap tablosunun yeterli olduğu durumlar

Şu koşulların neredeyse hepsi geçerliyse Excel iyi bir seçenektir:

• Az sayıda park yeri: yol gösterici olarak yaklaşık 10 ya da 15'ten az.
• Kişiye sabit bir yer, günlük rezervasyon olmadan. Tablo, kimin neye sahip olduğunun listesidir.
• Az değişiklik: atamalara yılda yalnızca birkaç kez dokunulur.
• Tek bir lokasyon ve dosyayı güncelleyen tek bir kişi.
• İhtiyacı olan kişilerden fazla yer, dolayısıyla çakışma neredeyse hiç yaşanmaz.

Bu senaryoda yeni bir araç kurmak, tabloyu sürdürmekten daha fazla iş çıkarır. Sırf değişiklik olsun diye geçmeyin.

Hesap tablosunun yetersiz kaldığı yerler

Sorunlar, otopark sabit bir liste olmaktan çıkıp her gün paylaştırılan bir kaynağa dönüştüğünde başlar:

• Çifte rezervasyonlar. İki kişi aynı anda aynı yerin karşısına adını yazarsa, ikisi de gelene kadar kimse fark etmez. Google Sheets sürümlerin birbirine karışma riskini azaltır, ancak çakışmayı önlemez.
• Yerleri boşaltmaz. Karşısında ad yazan ama kimsenin kullanmadığı bir yer, biri silene kadar tabloda dolu kalır.
• Kuralları uygulatmaz. Hiçbir şey, kimsenin bir ay öncesinden rezervasyon yapmasını, bütün haftayı kapmasını ya da öncelik sırasını atlamasını engellemez.
• Telefonda kullanışsızdır. Evden çıkmadan yer rezerve etmek, bir dosya açıp bir hücre bulmak demektir.
• Net bir görünüm sunmaz. “Yarın yer var mı?” sorusunu yanıtlamak için tabloyu okumak ya da onu yöneten kişiye sormak gerekir.
• Veri üretmez. Doluluk geçmişi olmadan en yoğun gününüzü ya da daha fazla yere ihtiyacınız olup olmadığını bilemezsiniz.
• Tek bir kişiye bağlıdır. O kişi tatile çıktığında sistem durur.

Hesap tablosu için bir başlangıç şablonu

Hesap tablosu kullanacaksanız, en azından anlaşılır olsun. Basit bir yapı, her hafta için bir sekme:

Düzeni korumak için birkaç ipucu:

• Sorumlu tek bir kişi olsun ve düzenleme yetkisi başka kimseye verilmesin. Herkes yalnızca okuma erişimine sahip olsun.
• Basit bir renk kodu kullanın: boş, rezerve, sabit, kapalı.
• Bir kurallar sekmesi ekleyin; kullanım kuralları göz önünde dursun.
• Her haftayı kaydedin, üzerine yazmayın; böylece bir doluluk geçmişiniz olur.

Excel'in gerçek maliyeti: sizin zamanınız

Hesap tablosu bedava, ama onu yöneten kişinin zamanı değil. Kendi rakamlarınızla değiştirebileceğiniz bir örnek: biri rezervasyonları güncellemek, çakışmaları çözmek ve mesajlara yanıt vermek için haftada 2 saat harcıyorsa, bu yılda yaklaşık 96 saat eder (48 hafta üzerinden). Saat başına 25 €'luk bir iç maliyetle bu, asıl işi olmayan yılda 2.400 € değerinde emek demektir.

Buna ölçülmesi zor olanlar da eklenir: kesintiler, bir yer yüzünden çıkan tartışmalar ve yer ararken otoparkta dönüp duran insanların hayal kırıklığı. Karar vermeden önce bu maliyeti bir aracın fiyatıyla karşılaştırın. LoomiSpot gibi bazılarının küçük otoparklar için ücretsiz planı var.

Geçiş zamanının geldiğini gösteren 7 işaret

1. Yoğun günlerde yerlerden fazla kişi var.
2. Daha önce çifte rezervasyon oldu ya da iki araç aynı yere park etti.
3. Tabloyu yöneten kişi haftada bir saatten fazlasını buna harcıyor.
4. İnsanlar yer olup olmadığını sormak için mesaj atıyor, kendileri bakmıyor.
5. Birden fazla lokasyonunuz ya da katınız var ve her biri için ayrı bir tablo kullanıyorsunuz.
6. Elektrikli araç şarj istasyonlarını zaman dilimiyle paylaştırmak istiyorsunuz; hesap tablosu bunu kötü yönetir.
7. Doluluk verisine ihtiyacınız var, gerçekten kaç yere ihtiyacınız olduğuna karar vermek için.

Bu işaretlerden ikisi ya da üçüyle bile bir aracı denemeye değer. Beş ya da daha fazlasıyla, geçmemenin bedelini zaten ödüyorsunuz.

Tablodan yazılıma sorunsuz nasıl geçilir

1. Listenizi dışa aktarın: mevcut tablodaki yerleri, türlerini ve sabit sahiplerini.
2. Kuralları belirleyin, herhangi bir şeyi yapılandırmadan önce: rezervasyon penceresi, iptal ve öncelikler.
3. İki haftalık bir pilot uygulama yapın, tek bir ekip ya da tek bir lokasyonla.
4. Değişikliği duyurun ve tabloyu salt okunur bırakın; böylece iki ayrı bilgi kaynağı olmaz.
5. Bir ay sonra doluluğu gözden geçirin ve kuralları gerçek verilerle ayarlayın.

LoomiSpot ile nasıl yapılır?

LoomiSpot, bir ofis otopark yönetimi yazılımıdır. Bir hesap tablosundan şunların yerini alır:

• Park yerleri ve haritaları: her katı görsel editörle çizer, elektrikli, engelli ya da açık alan yerlerini işaretlersiniz.
• Atamalar: belirli günlerde bir kişiye bir yer ya da ilk gelen alır.
• Rezervasyon penceresi: insanların ne kadar önceden rezervasyon yapabileceğine siz karar verirsiniz.
• Doluluk görünümü: aylık bir takvim ısı haritası, her gün kaç yerin rezerve edildiğini ve kaçının boş olduğunu gösterir.
• Her biri kendi yerlerine ve haftalık programına sahip birden fazla ofis.
• Zaman dilimiyle elektrikli araç şarj istasyonları, başlangıç saati ve süreyle.
• Uygulamadan sorun bildirimi: bir sorun gören kişi bildirir ve durumunu takip eder.
• Web, iOS ve Android; yöneticiler ve çalışanlar için aynı arayüz.

Ücretsiz plan 10 park yerine ve 15 kullanıcıya kadar izin verir; böylece pilot uygulamayı hiçbir maliyet olmadan yürütebilirsiniz.