Skaičiuoklė ar programa įmonės stovėjimo aikštelei valdyti: kada verta pereiti

Kada skaičiuoklės pakanka

Excel yra geras pasirinkimas, jei tinka beveik visos šios sąlygos:

• Nedaug vietų: orientyras – mažiau nei maždaug 10 ar 15.
• Nuolatinė vieta kiekvienam žmogui, be kasdienės rezervacijos. Lentelė yra sąrašas, kam kas priklauso.
• Nedaug pokyčių: priskyrimai keičiami tik kelis kartus per metus.
• Viena lokacija ir vienas žmogus, kuris prižiūri failą.
• Vietų daugiau nei žmonių, kuriems jų reikia, todėl konfliktų beveik nebūna.

Tokiu atveju naujo įrankio diegimas reikalauja daugiau darbo nei lentelės priežiūra. Nesikeiskite vien dėl pačios permainos.

Kur skaičiuoklės nebepakanka

Problemos prasideda, kai stovėjimo aikštelė nustoja būti pastoviu sąrašu ir tampa ištekliumi, kuris dalijamas kiekvieną dieną:

• Dvigubos rezervacijos. Jei du žmonės tuo pačiu metu prie tos pačios vietos įrašo savo vardą, niekas to nepastebi, kol abu neatvyksta. Google Sheets sumažina painiavos tarp versijų riziką, bet konflikto neužkerta.
• Neatlaisvina vietų. Vieta su prierašytu vardu, kurios niekas nenaudoja, lentelėje lieka užimta, kol kas nors jį ištrina.
• Nesilaiko taisyklių. Niekas netrukdo rezervuoti mėnesiu į priekį, užsiimti visos savaitės ar apeiti prioriteto eilės.
• Nepatogi telefone. Norint rezervuoti vietą dar neišėjus iš namų, reikia atidaryti failą ir surasti langelį.
• Nėra aiškaus vaizdo. Atsakyti į klausimą „ar rytoj yra vietos?“ reikia perskaičius lentelę arba paklausus jos prižiūrėtojo.
• Nesukuria duomenų. Neturint užimtumo istorijos, nežinote nei savo piko dienos, nei ar jums reikia daugiau vietų.
• Priklauso nuo vieno žmogaus. Jei jis išvyksta atostogų, sistema sustoja.

Pradinis skaičiuoklės šablonas

Jei naudosite skaičiuoklę, bent padarykite ją aiškią. Paprasta struktūra, po vieną skirtuką kiekvienai savaitei:

Keli patarimai, kaip viską išlaikyti kontroliuojamą:

• Vienas atsakingas žmogus, ir niekas kitas neturi redagavimo teisių. Visi kiti gauna tik skaitymo prieigą.
• Paprastas spalvų kodas: laisva, rezervuota, nuolatinė, užblokuota.
• Taisyklių skirtukas, kuriame naudojimo taisyklės matomos visiems.
• Išsaugokite kiekvieną savaitę, o ne perrašykite, kad turėtumėte užimtumo istoriją.

Tikroji Excel kaina: jūsų laikas

Skaičiuoklė nieko nekainuoja, bet kainuoja ją prižiūrinčio žmogaus laikas. Pavyzdys su skaičiais, kuriuos galite pakeisti savais: jei kas nors skiria 2 valandas per savaitę rezervacijoms atnaujinti, konfliktams spręsti ir žinutėms atsakyti, tai sudaro maždaug 96 valandas per metus (per 48 savaites). Esant 25 € vidinei valandos kainai, tai yra 2 400 € per metus darbo, kuris nėra jo tikrasis darbas.

Prie to prisideda tai, ką sunku išmatuoti: pertraukimai, ginčai dėl vietos ir žmonių, besisukančių aplink aikštelę ieškant vietos, nusivylimas. Prieš apsispręsdami palyginkite šią kainą su įrankio kaina. Kai kurie, kaip antai LoomiSpot, turi nemokamą planą mažoms aikštelėms.

7 ženklai, kad metas pereiti

1. Piko dienomis žmonių yra daugiau nei vietų.
2. Jau buvo dvigubų rezervacijų arba du automobiliai atvažiavo į tą pačią vietą.
3. Lentelę prižiūrintis žmogus tam skiria daugiau nei valandą per savaitę.
4. Žmonės rašo ir klausia, ar yra vietos, užuot pasižiūrėję patys.
5. Turite kelias lokacijas ar aukštus ir po atskirą lentelę kiekvienam.
6. Norite bendrinti elektromobilių įkrovimo stoteles laiko tarpais, o skaičiuoklė tai tvarko prastai.
7. Jums reikia užimtumo duomenų, kad nuspręstumėte, kiek vietų iš tikrųjų reikia.

Jau su dviem ar trimis iš šių ženklų verta išbandyti įrankį. Su penkiais ar daugiau jūs jau mokate už tai, kad nesikeičiate.

Kaip be skausmo pereiti nuo lentelės prie programos

1. Eksportuokite savo sąrašą: vietas, jų tipus ir nuolatinius savininkus iš dabartinės lentelės.
2. Nustatykite taisykles prieš ką nors konfigūruodami: rezervavimo langą, atšaukimą ir prioritetus.
3. Atlikite bandomąjį laikotarpį dvi savaites su viena komanda ar viena lokacija.
4. Paskelbkite pokytį ir palikite lentelę tik skaitymui, kad nebūtų dviejų tiesos šaltinių.
5. Po mėnesio peržiūrėkite užimtumą ir pakoreguokite taisykles pagal realius duomenis.

Kaip tai padaryti su LoomiSpot

LoomiSpot – biuro stovėjimo aikštelių valdymo programa. Štai ką ji pakeičia skaičiuoklėje:

• Vietos ir jų žemėlapis: kiekvieną aukštą nupiešiate vizualiu redaktoriumi ir pažymite elektromobilių, neįgaliesiems skirtas ar lauko vietas.
• Priskyrimai: vieta žmogui konkrečiomis dienomis arba „pirmas atvykęs – pirmas aptarnaujamas“.
• Rezervavimo langas: jūs nusprendžiate, kiek dienų į priekį žmonės gali rezervuoti.
• Užimtumo vaizdas: mėnesio kalendoriaus šilumos žemėlapis rodo, kiek vietų kiekvieną dieną rezervuota ir kiek laisva.
• Keli biurai, kurių kiekvienas turi savo vietas ir savaitės grafiką.
• Elektromobilių įkrovimo stotelės laiko tarpais, nurodant pradžios laiką ir trukmę.
• Pranešimai apie problemas programėlėje: pastebėjęs problemą žmogus praneša ir seka jos būseną.
• Internetinė, iOS ir Android versijos su ta pačia sąsaja administratoriams ir darbuotojams.

Nemokamas planas leidžia iki 10 vietų ir 15 naudotojų, tad bandomąjį laikotarpį galite atlikti nieko nemokėdami.