Tabelarvutus või tarkvara ettevõtte parkimise haldamiseks: millal tasub üle minna

Millal tabelarvutusest piisab

Excel on hea valik, kui peaaegu kõik need tingimused on täidetud:

• Vähe kohti: orientiirina vähem kui umbes 10 või 15.
• Püsikoht igaühele, ilma päevase broneerimiseta. Tabel on nimekiri, kellel mis on.
• Vähe muudatusi: määranguid muudetakse vaid paar korda aastas.
• Üks asukoht ja üks inimene, kes faili hooldab.
• Kohti on rohkem kui neid vajavaid inimesi, nii et konflikte tekib peaaegu mitte kunagi.

Sellises olukorras on uue tööriista kasutuselevõtt rohkem tööd kui tabeli hooldamine. Ära mine üle lihtsalt üleminekuks.

Kus tabelarvutus jääb hätta

Probleemid algavad siis, kui parkimine ei ole enam püsinimekiri, vaid ressurss, mida jagatakse iga päev:

• Topeltbroneeringud. Kui kaks inimest kirjutavad samal ajal sama koha juurde oma nime, ei märka seda keegi enne, kui mõlemad kohale jõuavad. Google Sheets vähendab versioonide segiminemise riski, kuid konflikti ei hoia ära.
• See ei vabasta kohti. Koht, mille juures on nimi, kuid mida keegi ei kasuta, jääb tabelis hõivatuks, kuni keegi selle kustutab.
• See ei jõusta reegleid. Miski ei takista broneerimast kuu aega ette, võtmast terve nädalat või jätmast eelisjärjekorda arvestamata.
• See on telefonis ebamugav. Koha broneerimiseks enne kodust lahkumist tuleb avada fail ja leida lahter.
• Selget ülevaadet pole. Küsimusele „kas homme on koht?” vastamiseks tuleb tabel läbi lugeda või küsida selle haldajalt.
• See ei tekita andmeid. Ilma täituvuse ajaloota ei tea sa oma tipupäeva ega seda, kas vajad rohkem kohti.
• See sõltub ühest inimesest. Kui tema läheb puhkusele, süsteem seiskub.

Algmall tabelarvutuse jaoks

Kui hakkad tabelarvutust kasutama, tee see vähemalt selge. Lihtne ülesehitus, igaks nädalaks eraldi leht:

Mõned näpunäited, kuidas olukorda kontrolli all hoida:

• Üks vastutav inimene ja kellelgi teisel pole muutmisõigust. Kõik teised saavad ainult lugemisõiguse.
• Lihtne värvikood: vaba, broneeritud, püsikoht, blokeeritud.
• Reeglite leht, kus kasutusreeglid on kõigile nähtaval.
• Salvesta iga nädal selle üle kirjutamise asemel, et sul oleks täituvuse ajalugu.

Exceli tegelik kulu: sinu aeg

Tabelarvutus ei maksa midagi, kuid selle haldaja aeg maksab. Näide arvudega, mille võid asendada omadega: kui keegi kulutab broneeringute uuendamisele, konfliktide lahendamisele ja sõnumitele vastamisele 2 tundi nädalas, teeb see umbes 96 tundi aastas (48 nädala jooksul). Sisemise tunnihinna 25 € juures on see 2 400 € aastas tööd, mis ei ole tema tegelik töö.

Sellele lisandub see, mida on raske mõõta: katkestused, vaidlused koha pärast ja inimeste pettumus, kes sõidavad parklas ringi ja otsivad kohta. Võrdle seda kulu tööriista hinnaga, enne kui otsustad. Mõnel, nagu LoomiSpotil, on väikeste parklate jaoks tasuta pakett.

7 märki, et on aeg üle minna

1. Tipupäevadel on inimesi rohkem kui kohti.
2. Topeltbroneeringuid on juba olnud või kaks autot on sattunud samale kohale.
3. Tabeli haldaja kulutab sellele rohkem kui tunni nädalas.
4. Inimesed kirjutavad ja küsivad, kas on koht, selle asemel et ise vaadata.
5. Sul on mitu asukohta või korrust ja igaühe jaoks eraldi tabel.
6. Tahad jagada elektriauto laadijaid ajavahemikega, mida tabelarvutus halvasti käsitleb.
7. Vajad täituvuse andmeid, et otsustada, mitu kohta tegelikult vaja on.

Juba kahe või kolme märgiga tasub tööriista proovida. Viie või enamaga maksad sa juba selle eest, et seda ei tee.

Kuidas tabelist tarkvarale valutult üle minna

1. Ekspordi oma nimekiri: kohad, tüübid ja püsiomanikud praegusest tabelist.
2. Määra reeglid, enne kui midagi seadistad: broneerimisaken, tühistamine ja eelisjärjekorrad.
3. Tee kahenädalane pilootprojekt ühe meeskonna või ühe asukohaga.
4. Teata muudatusest ja jäta tabel ainult lugemiseks, et poleks kahte tõeallikat.
5. Vaata täituvus üle kuu aja pärast ja kohanda reegleid tegelike andmetega.

Kuidas seda LoomiSpotiga teha

LoomiSpot on kontori parkimishalduse tarkvara. Tabelarvutusest asendab see järgmist:

• Kohad ja nende kaart: joonistad iga korruse visuaalse redaktoriga ja märgid elektriauto, ligipääsetavad või välikohad.
• Määramised: koht inimesele kindlatel päevadel või „kes ees, see mees”.
• Broneerimisaken: sina otsustad, mitu päeva ette inimesed broneerida saavad.
• Täituvuse vaade: kuukalendri soojuskaart näitab, mitu kohta on iga päev broneeritud ja mitu vaba.
• Mitu kontorit, igaühel oma kohad ja nädalagraafik.
• Elektriauto laadijad ajavahemikega, algusaja ja kestusega.
• Probleemidest teatamine rakenduses: kes probleemi märkab, teatab sellest ja jälgib selle olekut.
• Veeb, iOS ja Android samasuguse liidesega administraatoritele ja töötajatele.

Tasuta pakett lubab kuni 10 parkimiskohta ja 15 kasutajat, nii et pilootprojekti saad teha ilma kuluta.