Izklājlapa vai programmatūra uzņēmuma autostāvvietas pārvaldībai: kad ir vērts pāriet

Kad izklājlapas pietiek

Excel ir laba izvēle, ja izpildās gandrīz visi šie nosacījumi:

• Maz stāvvietu: kā orientieris, mazāk nekā aptuveni 10 vai 15.
• Pastāvīga stāvvieta katram cilvēkam, bez ikdienas rezervācijas. Izklājlapa ir saraksts, kam kas pieder.
• Maz izmaiņu: piešķīrumus maina tikai dažas reizes gadā.
• Viena atrašanās vieta un viens cilvēks, kas uztur failu.
• Vairāk stāvvietu nekā cilvēku, kam tās vajadzīgas, tāpēc konflikti gandrīz nerodas.

Šādā situācijā jauna rīka ieviešana prasa vairāk darba nekā izklājlapas uzturēšana. Nepārejiet tikai tāpēc, lai pārietu.

Kur izklājlapai pietrūkst

Problēmas sākas, kad autostāvvieta vairs nav fiksēts saraksts un kļūst par resursu, ko dala katru dienu:

• Dubultās rezervācijas. Ja divi cilvēki vienlaikus ieraksta savu vārdu pie vienas stāvvietas, neviens to nepamana, kamēr abi neierodas. Google Sheets samazina versiju sajaukšanās risku, bet konfliktu nenovērš.
• Tā neatbrīvo stāvvietas. Stāvvieta ar ierakstītu vārdu, ko neviens neizmanto, izklājlapā paliek aizņemta, līdz kāds to izdzēš.
• Tā neīsteno noteikumus. Nekas neliedz rezervēt mēnesi uz priekšu, aizņemt visu nedēļu vai apiet prioritāšu secību.
• Tā ir neērta tālrunī. Lai rezervētu stāvvietu, vēl nepametot māju, jāatver fails un jāatrod šūna.
• Nav skaidra pārskata. Lai atbildētu uz jautājumu „vai rīt ir vieta?”, jāizlasa izklājlapa vai jāpajautā tās uzturētājam.
• Tā neveido datus. Bez noslodzes vēstures nezināt ne savu maksimumdienu, ne to, vai vajag vairāk stāvvietu.
• Tā ir atkarīga no viena cilvēka. Ja viņš dodas atvaļinājumā, sistēma apstājas.

Sākuma veidne izklājlapai

Ja izmantosiet izklājlapu, vismaz padariet to skaidru. Vienkārša struktūra, katrai nedēļai sava lapa:

Daži padomi, kā saglabāt kontroli:

• Viens atbildīgais cilvēks, un nevienam citam nav rediģēšanas tiesību. Visi pārējie saņem tikai lasīšanas piekļuvi.
• Vienkāršs krāsu kods: brīva, rezervēta, pastāvīga, bloķēta.
• Noteikumu lapa, kurā lietošanas noteikumi ir redzami ikvienam.
• Saglabājiet katru nedēļu, nevis pārrakstiet to, lai jums būtu noslodzes vēsture.

Excel reālās izmaksas: jūsu laiks

Izklājlapa neko nemaksā, bet tās uzturētāja laiks maksā. Piemērs ar skaitļiem, kurus varat aizstāt ar savējiem: ja kāds 2 stundas nedēļā tērē rezervāciju atjaunināšanai, konfliktu risināšanai un ziņu atbildēšanai, tas ir aptuveni 96 stundas gadā (48 nedēļu laikā). Ar iekšējām izmaksām 25 € stundā tas ir 2 400 € gadā darba, kas nav viņa īstais darbs.

Tam klāt nāk tas, ko grūti izmērīt: pārtraukumi, strīdi par stāvvietu un neapmierinātība cilvēkiem, kas apļo autostāvvietu, meklējot vietu. Pirms izlemjat, salīdziniet šīs izmaksas ar rīka cenu. Dažiem, tostarp LoomiSpot, ir bezmaksas plāns mazām autostāvvietām.

7 pazīmes, ka pienācis laiks pāriet

1. Maksimuma dienās cilvēku ir vairāk nekā stāvvietu.
2. Jau ir bijušas dubultās rezervācijas vai divi auto vienā stāvvietā.
3. Izklājlapas uzturētājs tai velta vairāk nekā stundu nedēļā.
4. Cilvēki raksta un jautā, vai ir vieta, nevis paši paskatās.
5. Jums ir vairākas atrašanās vietas vai stāvi un katrai sava izklājlapa.
6. Vēlaties kopīgot elektroauto uzlādes stacijas pa laika intervāliem, ko izklājlapa apstrādā slikti.
7. Jums vajadzīgi noslodzes dati, lai izlemtu, cik stāvvietu patiešām vajag.

Jau ar divām vai trim no šīm pazīmēm ir vērts izmēģināt rīku. Ar pieciem vai vairāk jūs jau maksājat par to, ka nepārejat.

Kā bez sāpēm pāriet no izklājlapas uz programmatūru

1. Eksportējiet savu sarakstu: stāvvietas, to veidus un pastāvīgos īpašniekus no pašreizējās izklājlapas.
2. Nosakiet noteikumus, pirms kaut ko konfigurējat: rezervēšanas logu, atcelšanu un prioritātes.
3. Veiciet pilotprojektu divas nedēļas ar vienu komandu vai vienu atrašanās vietu.
4. Paziņojiet par izmaiņu un atstājiet izklājlapu tikai lasīšanai, lai nebūtu divu patiesības avotu.
5. Pārskatiet noslodzi pēc mēneša un pielāgojiet noteikumus ar reāliem datiem.

Kā to izdarīt ar LoomiSpot

LoomiSpot ir biroja autostāvvietu pārvaldības programmatūra. Lūk, ko tā aizstāj izklājlapā:

• Stāvvietas un to karte: katru stāvu uzzīmējat ar vizuālo redaktoru un atzīmējat elektroauto, pieejamās vai ārējās stāvvietas.
• Piešķīrumi: stāvvieta cilvēkam konkrētās dienās vai „kas pirmais, tas pirmais”.
• Rezervēšanas logs: jūs nosakāt, cik dienas uz priekšu cilvēki var rezervēt.
• Noslodzes skats: mēneša kalendāra siltumkarte parāda, cik stāvvietu katru dienu ir rezervētas un cik brīvas.
• Vairāki biroji, katram ar savām stāvvietām un nedēļas grafiku.
• Elektroauto uzlādes stacijas pa laika intervāliem, norādot sākuma laiku un ilgumu.
• Ziņošana par problēmām lietotnē: kas pamana problēmu, tas ziņo un seko tās statusam.
• Tīmekļa, iOS un Android versijas ar vienādu saskarni administratoriem un darbiniekiem.

Bezmaksas plāns ļauj līdz 10 stāvvietām un 15 lietotājiem, tāpēc pilotprojektu varat veikt bez maksas.