Tablica ili softver za upravljanje poslovnim parkiralištem: kada se isplati prijeći

Kada je tablica dovoljna

Excel je dobar izbor ako vrijedi gotovo sve od navedenog:

• Malo mjesta: kao orijentir, manje od otprilike 10 ili 15.
• Fiksno mjesto po osobi, bez dnevne rezervacije. Tablica je samo popis tko što ima.
• Malo promjena: dodjele se mijenjaju tek nekoliko puta godišnje.
• Jedna lokacija i jedna osoba koja održava datoteku.
• Više mjesta nego ljudi kojima su potrebna, pa se sukobi gotovo nikad ne događaju.

U tom je slučaju postavljanje novog alata više posla nego održavanje tablice. Ne prelazite samo zato da biste prešli.

Gdje tablica zakazuje

Problemi počinju kad parkiralište prestane biti fiksni popis i postane resurs koji se svaki dan iznova dijeli:

• Dvostruke rezervacije. Ako dvije osobe istodobno upišu svoje ime uz isto mjesto, nitko to ne primijeti dok oboje ne stignu. Google Sheets smanjuje rizik od neusklađenih verzija, ali ne sprječava sukob.
• Ne oslobađa mjesta. Mjesto s upisanim imenom koje nitko ne koristi u tablici ostaje zauzeto dok ga netko ne izbriše.
• Ne provodi pravila. Ništa ne sprječava nikoga da rezervira mjesec dana unaprijed, zauzme cijeli tjedan ili preskoči redoslijed prioriteta.
• Nezgodna je na mobitelu. Rezervacija mjesta prije polaska od kuće znači otvaranje datoteke i traženje ćelije.
• Nema jasnog pregleda. Odgovor na pitanje „ima li sutra mjesta?” znači čitanje tablice ili pitanje osobi koja je održava.
• Ne proizvodi podatke. Bez povijesti popunjenosti ne znate koji vam je najopterećeniji dan ni trebaju li vam dodatna mjesta.
• Ovisi o jednoj osobi. Ako ta osoba ode na godišnji odmor, sustav staje.

Predložak za početak u tablici

Ako ćete koristiti tablicu, neka barem bude pregledna. Jednostavna struktura, jedna kartica po tjednu:

Nekoliko savjeta da sve ostane pod kontrolom:

• Jedna odgovorna osoba i nitko drugi s pravom uređivanja. Svi ostali imaju pristup samo za čitanje.
• Jednostavan kod boja: slobodno, rezervirano, fiksno, blokirano.
• Kartica s pravilima na kojoj su pravila korištenja jasno vidljiva.
• Spremajte svaki tjedan umjesto da ga prepisujete, kako biste zadržali povijest popunjenosti.

Stvarni trošak Excela: vaše vrijeme

Tablica ne košta ništa, ali vrijeme osobe koja je održava košta. Primjer s brojevima koje možete zamijeniti svojima: ako netko provodi 2 sata tjedno ažurirajući rezervacije, rješavajući sukobe i odgovarajući na poruke, to je oko 96 sati godišnje (u 48 tjedana). Uz interni trošak od 25 eura po satu to je 2.400 eura godišnje rada koji nije njezin pravi posao.

Tome se pridodaje ono što je teško izmjeriti: prekidi, svađe oko mjesta i frustracija ljudi koji kruže parkiralištem tražeći mjesto. Prije odluke usporedite taj trošak s cijenom alata. Neki, poput LoomiSpota, imaju besplatni plan za mala parkirališta.

7 znakova da je vrijeme za promjenu

1. U vršne dane ima više ljudi nego mjesta.
2. Već je bilo dvostrukih rezervacija ili dva automobila na istom mjestu.
3. Osoba koja održava tablicu na to troši više od sat vremena tjedno.
4. Ljudi pišu poruke pitajući ima li mjesta, umjesto da sami provjere.
5. Imate više lokacija ili etaža i po jednu tablicu za svaku.
6. Želite dijeliti EV punionice po terminima, što tablica rješava loše.
7. Trebaju vam podaci o popunjenosti da odlučite koliko vam mjesta zaista treba.

Uz dva ili tri od ovih znakova već se isplati isprobati alat. Uz pet ili više plaćate cijenu toga što ništa ne poduzimate.

Kako prijeći s tablice na softver bez muke

1. Izvezite popis mjesta, vrsta i stalnih korisnika iz trenutačne tablice.
2. Definirajte pravila prije nego što išta konfigurirate: razdoblje rezervacije, otkazivanje i prioriteti.
3. Provedite pilot od dva tjedna s jednim timom ili jednom lokacijom.
4. Najavite promjenu i tablicu ostavite samo za čitanje kako ne bi postojala dva izvora istine.
5. Pregledajte popunjenost nakon mjesec dana i prilagodite pravila stvarnim podacima.

Kako to učiniti uz LoomiSpot

LoomiSpot je softver za upravljanje uredskim parkiralištem. Evo što od tablice zamjenjuje:

• Mjesta i njihova karta: crtate svaku etažu vizualnim uređivačem i označavate električna, pristupačna ili vanjska mjesta.
• Dodjele: mjesto osobi za određene dane ili tko prvi dođe.
• Razdoblje rezervacije: vi odlučujete koliko dana unaprijed ljudi mogu rezervirati.
• Pregled popunjenosti: mjesečni kalendar u boji pokazuje koliko je mjesta svaki dan rezervirano, a koliko slobodno.
• Više ureda, svaki sa svojim mjestima i tjednim rasporedom.
• EV punionice po terminima, s vremenom početka i trajanjem.
• Prijava problema iz aplikacije: tko uoči problem, prijavi ga i prati njegov status.
• Web, iOS i Android s istim sučeljem za administratore i zaposlenike.

Besplatni plan dopušta do 10 mjesta i 15 korisnika, pa pilot možete provesti bez troška.