Gedeelde laadpalen beheren op het bedrijfsparkeerterrein

Waarom gedeelde laadpalen tot conflicten leiden

Het probleem is zelden een tekort aan laadpalen; het gaat om hoe ze bezet worden. Een medewerker komt om 8:30 uur aan met een accu van 40 %, sluit aan en gaat aan het werk. Om 10:30 uur is de auto vol, maar hij blijft staan tot 18 uur. Ondertussen rijden drie collega's rondjes over het terrein op zoek naar een vrije laadpaal.

Dat gebeurt om drie redenen:

• Een laadpaal op kantoor wordt gezien als een plek voor de hele dag, terwijl een laadbeurt maar een of twee uur duurt. Als de plek per hele dag wordt toegewezen, gaat het grootste deel van de tijd verloren.
• Er is geen prikkel om de auto te verplaatsen. Zonder duidelijke regel weet niemand hoe lang redelijk is en wil niemand de eerste zijn die een ander onderbreekt.
• Hybride werken verandert de vraag elke dag. Een vaste verdeling van maandag tot vrijdag laat laadpalen op sommige dagen leeg staan en zorgt op andere dagen voor wachtrijen.

Het antwoord is niet blindelings meer laadpalen kopen, maar de tijd van de bestaande laadpalen beter verdelen.

Voordat je iets beslist: meet de echte vraag

Vier getallen laten zien of je probleem een kwestie van aantal is of van delen:

1. Hoeveel mensen een elektrische auto of plug-in hybride hebben en op kantoor willen laden.
2. Hoeveel energie ieder per dag nodig heeft. Een woon-werkrit van 40 km heen en terug bij 15 tot 20 kWh/100 km is 6 tot 8 kWh.
3. Hoeveel dagen per week ze naar kantoor komen.
4. Hoe laat ze aankomen: als iedereen tussen 8:00 en 9:30 uur binnenkomt, telt de piek, niet het daggemiddelde.

Een voorbeeld met uitgangswaarden die je door je eigen cijfers kunt vervangen: een eenfase laadpaal van 32 A levert ongeveer 7,4 kW (230 V × 32 A). Een bestuurder die 7 kWh nodig heeft, is bijna een uur bezig. Op een werkdag van acht uur passen, met 15 minuten marge tussen de tijdsloten, theoretisch zo'n 6 laadbeurten op één laadpaal en in de praktijk tussen de 4 en 6.

Als je 30 bestuurders hebt die gemiddeld 1,5 uur nodig hebben en drie van de vijf dagen komen, is de dagelijkse vraag 30 × 1,5 × 0,6 = 27 laaduren. Gedeeld door ongeveer 6 bruikbare uren per laadpaal zijn dat zo'n 4 of 5 laadpalen. Bij wie het eerst komt, het eerst maalt blijft daarentegen elke auto de hele dag aangesloten: met 18 aanwezige bestuurders per dag (30 × 0,6) zou je tot 18 laadpalen nodig hebben om te zorgen dat niemand zonder lading blijft. Deze cijfers zijn indicatief: aankomsttijden en automodellen kunnen de uitkomst verschuiven.

Houd er rekening mee dat veel auto's op AC niet meer dan 7 tot 11 kW accepteren, waardoor een laadpaal van 22 kW op kantoor zelden op volle capaciteit wordt gebruikt.

Vijf modellen om de laadpalen te delen

Met minder dan vijf bestuurders per laadpaal kan een goed afgesproken rouleersysteem volstaan. Daarboven is reserveren per tijdslot de enige optie die het delen eerlijk houdt zonder dat iemand elke dag scheidsrechter hoeft te spelen.

Een gebruiksbeleid in 7 regels (klaar om te kopiëren)

Welk model je ook kiest, deze regels voorkomen bijna elk conflict. Je kunt ze kopiëren, aanpassen en op je intranet publiceren.

1. Wie de laadpalen mag gebruiken. Bijvoorbeeld: medewerkers met een elektrische auto of plug-in hybride. Bepaal of bezoekers en bedrijfsauto's meetellen.
2. Maximale duur per tijdslot. Een of twee uur dekt de meeste dagelijkse behoeften. Wie meer nodig heeft, reserveert twee opeenvolgende tijdsloten.
3. Reserveringstermijn. Beperk hoeveel dagen vooruit mensen mogen reserveren (bijvoorbeeld 3 dagen), zodat niemand de hele week vastlegt.
4. Coulanceperiode om de auto te verplaatsen. Vijftien minuten na afloop van het tijdslot; daarna is de plek weer vrij voor de volgende.
5. Gebruik je je tijdslot niet, annuleer het dan. Een op tijd geannuleerd tijdslot is een laadbeurt voor een collega.
6. Onderbouwde prioriteiten. Bijvoorbeeld voor mensen met een beperkte mobiliteit of voor servicevoertuigen. Leg ze vast; improviseer ze niet.
7. Hoe je een storing meldt. Een kapotte laadpaal die niemand meldt, houdt iedereen tegen. Bepaal een duidelijk kanaal en wie reageert.

Een regel die niet te controleren is, wordt niet nageleefd. Daarom moet elk tijdslot een naam en een tijd hebben die iedereen kan zien.

Wie betaalt de stroom

Er zijn drie gangbare opties:

• Gratis voor de medewerker, als secundaire arbeidsvoorwaarde. Het is de eenvoudigste optie en meestal acceptabel als het verbruik laag is.
• Vast bedrag per tijdslot of per maand. Het dekt de gemiddelde kosten zonder dat je elke laadbeurt hoeft te meten.
• Betalen per verbruikte kWh. Het is de nauwkeurigste optie, maar vraagt om laadpalen met een meter en een systeem dat elke sessie registreert. Veel laadpalen worden via OCPP aan centrale software gekoppeld, een open protocol om laadpalen van verschillende fabrikanten te beheren.

Beslis dit vóór de installatie, want het bepaalt welke laadpalen je koopt. Bovendien verschilt de fiscale behandeling van gratis laden voor medewerkers per land, dus overleg met je adviseur.

Belangrijk: een tool voor parkeerreservering bepaalt wie wanneer laadt; het meet geen kWh en factureert ze niet. Dat doet het eigen systeem van je laadpalen. Het zijn twee lagen die elkaar aanvullen.

Ben je verplicht laadpunten te installeren?

Steeds vaker. De Richtlijn (EU) 2024/1275 betreffende de energieprestatie van gebouwen (de herschikte EPBD) verplicht de lidstaten om laadinfrastructuur te eisen in niet-residentiële gebouwen. Voor bestaande niet-residentiële gebouwen met meer dan 20 parkeerplaatsen noemt de richtlijn 1 januari 2027 als datum: één laadpunt per 10 parkeerplaatsen of, als alternatief, leidingen (voorbereidende buisinfrastructuur) voor ten minste 50 % van de plaatsen. Voor nieuwbouw of gebouwen die ingrijpend worden gerenoveerd, gelden strengere eisen.

De details (hoeveel punten, of voorbekabeling volstaat in plaats van een laadpaal, uitzonderingen) hangen af van hoe elk land de richtlijn heeft omgezet. Controleer de nationale en regionale regels die voor jou gelden voordat je de installatie dimensioneert. Als je toch laadpalen moet installeren, ontwerp dan meteen ook het gebruiksbeleid.

Hoeveel laadpunten voor jouw parkeerterrein gelden, zie je in de rekentool voor verplichte laadpunten.

Zo doe je het met LoomiSpot

LoomiSpot is software voor het beheren van kantoorparkeren, inclusief het reserveren van laadpalen per tijdslot. Zo pas je de bovenstaande regels toe:

• Markeer elke plek als laadpaal en reserveer op starttijd en duur (1, 2, 4 uur of wat je toestaat). Meerdere auto's delen op dezelfde dag om de beurt dezelfde laadpaal.
• De plek is weer vrij zodra het tijdslot afloopt, zonder dat iemand iets hoeft te doen.
• Jij bepaalt de reserveringstermijn: hoeveel dagen vooruit mensen mogen reserveren.
• Meld problemen vanuit de app: als een laadpaal niet werkt, meldt de gebruiker het, volgt de status (open of opgelost) en chat in een gesprek met de beheerders.
• Web, iOS en Android met dezelfde interface voor beheerders en medewerkers.

Het reserveren van laadpalen per tijdslot is inbegrepen in het Gratis plan, dat tot 10 plekken en 15 gebruikers toestaat. LoomiSpot beheert wie wanneer laadt; het meet geen kWh en factureert de stroom niet.